L’accesso all’agevolazione avviene esercitando un’opzione nel modello redditi.
In caso di utilizzo diretto dei beni, l’impresa deve prima inviare una istanza all’Agenzia delle Entrate entro il periodo di imposta, al fine di avviare una procedura di accordo preventivo (ruling) per definire i metodi e i criteri da applicare nel corso del quinquennio per quantificare il beneficio maturato.
L’istanza deve indicare le tipologie di beni immateriali oggetto di opzione e le categorie di ricerca e sviluppo che li riguardano. Entro 120 giorni dall’invio, l’istanza deve essere integrata (pena decadenza) con ulteriore documentazione contenente informazioni più approfondite sull’attività dell’azienda, sui beni immateriali opzionati e sul loro utilizzo (vanno inclusi i documenti che ne attestino la titolarità), sui costi sostenuti per il loro sviluppo e mantenimento, nonché (elemento facoltativo per le PMI) i criteri e metodi scelti per quantificare il reddito agevolabile. Tale documentazione può essere ulteriormente integrata nel corso del contraddittorio, in base alle richieste dell’Agenzia.
Una volta concluso il contraddittorio e siglato l’accordo di ruling, l’impresa può utilizzare il beneficio (variazione in diminuzione sull’imponibile) nel modello redditi e nel modello IRAP. Se nel frattempo il ruling si è protratto per più di un esercizio, nella stessa dichiarazione può essere cumulato il beneficio maturato nel corso di più anni.
In caso di utilizzo indiretto o cessione, il ruling non è previsto se non a livello facoltativo e solo in caso l’utilizzo dei beni avvenga nell’ambito di relazioni infragruppo. Il beneficio, pertanto, può essere usufruito immediatamente, nella stessa dichiarazione dei redditi in cui viene esercitata l’opzione.
Il diverso trattamento è dovuto al fatto che, nel caso dell’utilizzo diretto, determinare il contributo dei beni al risultato economico aziendale richiede procedimenti che presentano margini di soggettività; nel caso dell’utilizzo indiretto, invece, le royalty o canoni percepiti dall’azienda titolare dei beni sono immediatamente visibili.
In alternativa alla procedura di ruling, l’azienda può avvalersi dell’agevolazione determinando autonomamente il reddito agevolabile (c.d. “autoliquidazione”), a patto di predisporre preventivamente una “idonea documentazione” (conforme a requisiti della normativa), suscettibile di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Nel caso in cui la quantificazione del reddito agevolabile risultasse negativa, le “perdite” da Patent Box vengono recuperate nelle annualità successive non appena si realizzano dei risultati positivi. Questo meccanismo di “recapture” si applica solo ai risultati del medesimo bene, ovvero: se ad esempio un’azienda possiede e utilizza due brevetti non complementari, le eventuali perdite legate a un brevetto non intaccheranno i risultati dell’altro.